[{"data":1,"prerenderedAt":-1},["ShallowReactive",2],{"ratgeber-\u002Fratgeber\u002Fpaperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge":3,"ratgeber-related-\u002Fratgeber\u002Fpaperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge":742,"registration-availability":2216},{"id":4,"title":5,"body":6,"date":709,"description":710,"extension":711,"faq":712,"image":725,"legalSources":726,"meta":727,"navigation":442,"path":728,"related":729,"seo":733,"stem":735,"tags":736,"updatedAt":740,"__hash__":741},"ratgeber\u002Fratgeber\u002Fpaperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge.md","Paperless-ngx, Docspell oder Papermerge: welches DMS für zuhause?",{"type":7,"value":8,"toc":694},"minimark",[9,13,18,25,31,37,41,178,181,185,188,194,197,201,204,215,218,221,225,228,231,234,237,241,244,247,250,254,257,357,363,369,375,389,393,398,403,408,419,425,429,493,497,529,533,536],[10,11,12],"p",{},"Samstagvormittag, der kleine Server steht schon unter dem Schreibtisch, im Browser sind drei Tabs offen: Paperless-ngx, Docspell, Papermerge. Alle drei versprechen dasselbe, Dokumente scannen, Text erkennen, wiederfinden. Die Vergleiche im Netz sind oft zwei Jahre alt und behaupten Dinge, die nicht mehr stimmen, etwa dass Paperless-ngx keine Dokumentversionen kann. Dieser Artikel prüft den Stand vom September 2026 anhand der Dokumentationen und Release-Seiten, jede Zahl steht mit Quelle am Ende. Er richtet sich an Haushalte, nicht an Firmen: Es geht um Post, Verträge, Arztbriefe und die Frage, wer das System nach dem Wochenende der Einrichtung am Laufen hält.",[14,15,17],"h2",{"id":16},"drei-haushalte-drei-antworten","Drei Haushalte, drei Antworten",[10,19,20,24],{},[21,22,23],"strong",{},"Familie mit NAS und einer Person, die Docker mag."," Paperless-ngx. Die größte Community, die aktivste Entwicklung, ein Consume-Ordner für den Einzugsscanner, Mail-Regeln für Rechnungen aus dem Postfach und seit Version 3.0 Dokumentversionen und optionale KI-Vorschläge. Der Preis ist die Pflege: Updates, Backups und die Frage, was passiert, wenn die Docker-Person im Urlaub ist.",[10,26,27,30],{},[21,28,29],{},"Mehrgenerationenhaus, drei Haushalte, ein Server im Keller."," Docspell. Das System ist um sogenannte Kollektive gebaut: Jede Familie bekommt ein eigenes Archiv mit eigenen Nutzern, Tags und Postfächern, alles auf derselben Installation. Paperless-ngx kann das über Rechte und Workflows nachbauen, Docspell hat es als Grundprinzip. Der Preis: ein JVM-Stack mit zwei Diensten, weniger Community, und das letzte stabile Release liegt anderthalb Jahre zurück.",[10,32,33,36],{},[21,34,35],{},"Kleiner Verein oder Selbständige, die in Ordnern denken."," Papermerge. Hierarchische Ordner wie im Explorer, Dokumenttypen mit eigenen Feldern, Freigaben zwischen Nutzern und Gruppen, Versionen pro Dokument. Dafür fehlen E-Mail-Import, überwachter Ordner und eine mobile App in der Dokumentation, und das Projekt ist deutlich kleiner als die beiden anderen. Wer Papermerge wählt, sollte den Export vorher getestet haben.",[14,38,40],{"id":39},"die-drei-projekte-im-überblick","Die drei Projekte im Überblick",[42,43,44,62],"table",{},[45,46,47],"thead",{},[48,49,50,53,56,59],"tr",{},[51,52],"th",{},[51,54,55],{},"Paperless-ngx",[51,57,58],{},"Docspell",[51,60,61],{},"Papermerge",[63,64,65,80,94,108,122,136,150,164],"tbody",{},[48,66,67,71,74,77],{},[68,69,70],"td",{},"Aktuelle Version",[68,72,73],{},"3.1.2 vom 01.09.2026",[68,75,76],{},"0.43.0 vom 15.03.2025",[68,78,79],{},"3.5.3 vom 18.08.2025",[48,81,82,85,88,91],{},[68,83,84],{},"GitHub-Sterne",[68,86,87],{},"rund 44.800",[68,89,90],{},"rund 2.300",[68,92,93],{},"rund 2.900 im Ursprungsrepo, rund 530 im aktuellen Code-Repo",[48,95,96,99,102,105],{},[68,97,98],{},"Lizenz",[68,100,101],{},"GPL-3.0",[68,103,104],{},"AGPL-3.0",[68,106,107],{},"Apache-2.0",[48,109,110,113,116,119],{},[68,111,112],{},"Stack",[68,114,115],{},"Python und Django",[68,117,118],{},"Scala auf der JVM, Web-UI in Elm",[68,120,121],{},"Python",[48,123,124,127,130,133],{},[68,125,126],{},"Datenbank",[68,128,129],{},"SQLite, PostgreSQL, MariaDB",[68,131,132],{},"PostgreSQL, MariaDB ab 10.6, H2",[68,134,135],{},"PostgreSQL, SQLite",[48,137,138,141,144,147],{},[68,139,140],{},"Volltextsuche",[68,142,143],{},"tantivy, seit 3.0 eingebaut",[68,145,146],{},"Apache SOLR oder PostgreSQL, optional",[68,148,149],{},"eingebaut, mehrere Engines laut Doku",[48,151,152,155,158,161],{},[68,153,154],{},"Texterkennung",[68,156,157],{},"lokal, optional Azure Document Intelligence",[68,159,160],{},"Tesseract, OCRmyPDF",[68,162,163],{},"Tesseract",[48,165,166,169,172,175],{},[68,167,168],{},"Letzte Aktivität im Repo",[68,170,171],{},"September 2026",[68,173,174],{},"September 2026, Nightly-Builds",[68,176,177],{},"März 2026",[10,179,180],{},"Die Zeile mit der letzten Aktivität ist wichtiger als die Sterne. Paperless-ngx hat allein zwischen Juli und September 2026 neun Releases veröffentlicht. Docspell wird weiterentwickelt, hat aber seit März 2025 kein Release mehr geschnürt. Papermerge hat sein letztes Release im August 2025 gemacht, der letzte Push im Code-Repo stammt vom März 2026.",[14,182,184],{"id":183},"die-funktionen-im-vergleich","Die Funktionen im Vergleich",[10,186,187],{},"Die Tabelle nennt nur, was in der jeweiligen Dokumentation beschrieben ist. „Nicht dokumentiert“ heißt genau das: Die Doku beschreibt die Funktion nicht, sie kann trotzdem in Teilen existieren.",[189,190],"content-comparison-table",{":columns":191,":highlightColumn":192,":rows":193},"[\"Funktion\",\"Paperless-ngx\",\"Docspell\",\"Papermerge\"]","0","[{\"feature\":\"Texterkennung beim Upload\",\"values\":[true,true,true]},{\"feature\":\"Tags\",\"values\":[true,true,true]},{\"feature\":\"Korrespondenten oder Absender als eigenes Objekt\",\"values\":[true,\"ja, Organisation oder Person\",\"nicht dokumentiert, Ordner statt Absender\"]},{\"feature\":\"Ordner\",\"values\":[\"Speicherpfade statt Ordner\",\"ja, mit Sichtbarkeit pro Nutzer\",\"ja, hierarchisch wie im Explorer\"]},{\"feature\":\"Custom Fields\",\"values\":[\"ja, seit 2.0\",true,\"ja, pro Dokumenttyp\"]},{\"feature\":\"Dokumentversionen\",\"values\":[\"ja, seit 3.0\",\"nicht dokumentiert\",true]},{\"feature\":\"E-Mail-Import per IMAP\",\"values\":[\"ja, Mail-Konten und Mail-Regeln\",\"ja, Scan Mailbox pro Nutzer\",\"nicht dokumentiert\"]},{\"feature\":\"Überwachter Ordner\",\"values\":[\"ja, Consume-Ordner\",\"ja, per CLI dsc watch\",\"nicht dokumentiert\"]},{\"feature\":\"Automatische Vorschläge für Tags und Absender\",\"values\":[\"ja, Klassifikator, optional per LLM\",\"ja, Textanalyse mit NLP\",\"nicht dokumentiert\"]},{\"feature\":\"KI-Chat über Dokumente\",\"values\":[\"ja, opt-in, seit 3.0\",false,false]},{\"feature\":\"Remote OCR in der Cloud\",\"values\":[\"ja, opt-in, nur Azure\",\"nein, nur Tesseract\",\"nein, nur Tesseract\"]},{\"feature\":\"Mehrbenutzer und Rechte\",\"values\":[\"Nutzer, Gruppen, Rechte pro Objekt\",\"Kollektive mit Nutzern\",\"Nutzer, Gruppen, Rollen\"]},{\"feature\":\"Getrennte Archive auf einer Installation\",\"values\":[\"über Rechte und Workflows\",\"ja, Kollektive\",\"über Gruppen und Besitz\"]},{\"feature\":\"Teilen\",\"values\":[\"Share-Links, Bundles, per E-Mail\",\"Shares\",\"zwischen Nutzern und Gruppen\"]},{\"feature\":\"Mobile App\",\"values\":[\"Community-Apps für iOS und Android\",\"eigene Android-App zum Hochladen\",\"nicht dokumentiert\"]},{\"feature\":\"Workflows und Automatisierung\",\"values\":[\"ja, Trigger und Aktionen\",\"Regeln beim Import\",\"nicht dokumentiert\"]},{\"feature\":\"Export mit Metadaten\",\"values\":[\"document_exporter\",\"dsc export\",\"PMDump, separates Tool\"]}]",[10,195,196],{},"Zwei Korrekturen zu älteren Vergleichen, auch zur früheren Fassung dieses Artikels: Paperless-ngx hat Custom Fields seit Version 2.0 und Dokumentversionen seit Version 3.0. Versionen sind dort eine Dateihistorie, Tags, Korrespondent und Custom Fields bleiben am Wurzeldokument. Man kann mehrere Dokumente nachträglich als Versionen zusammenführen, laut Doku lässt sich das im Web-UI nicht rückgängig machen.",[14,198,200],{"id":199},"paperless-ngx-der-standard-mit-ki-als-option","Paperless-ngx: der Standard, mit KI als Option",[10,202,203],{},"Paperless-ngx ist der Fork, der Paperless nach 2020 am Leben gehalten und zum Standard gemacht hat. Die Stärke liegt in der Menge an Wegen, wie ein Dokument ins System kommt: Consume-Ordner für den Scanner, Upload per Drag-and-drop, REST-API, E-Mail per IMAP mit Regeln nach Absender, Betreff und Dateityp. Danach greifen Klassifikatoren, die Tags, Korrespondent und Dokumenttyp anhand der bisherigen Zuordnungen vorschlagen. Das funktioniert nach einigen Dutzend zugeordneten Dokumenten erstaunlich gut, davor nicht.",[10,205,206,207,210,211,214],{},"Seit Version 3.0 vom 22.07.2026 kommen drei Dinge dazu, die man kennen sollte. Erstens ",[21,208,209],{},"Paperless AI",": optionale Vorschläge für Titel, Datum, Tags, Korrespondent und Dokumenttyp per Sprachmodell, wahlweise über eine OpenAI-kompatible API oder lokal per Ollama, dazu ein Chat über ein oder mehrere Dokumente. Die Doku warnt ausdrücklich, dass Dokumentinhalte dabei an den konfigurierten Anbieter gehen. Zweitens ",[21,212,213],{},"Remote OCR",": die Texterkennung kann an Microsofts Azure Document Intelligence ausgelagert werden, ein Bezahldienst mit Gratisstufe, ebenfalls opt-in und per Workflow auf einzelne Dokumente begrenzbar. Andere Anbieter werden nicht unterstützt. Drittens eine neue Suchmaschine (tantivy statt Whoosh) und Dokumentversionen.",[10,216,217],{},"Wer den Datenschutzgedanken hinter dem Selbsthosten ernst nimmt, lässt beide Cloud-Optionen aus. Dann ist Paperless-ngx weiter ein System, bei dem kein Byte das Haus verlässt.",[10,219,220],{},"Die Version 3.0 hat auch etwas entfernt: die Verschlüsselung von Dokumenten und Vorschaubildern innerhalb von Paperless. Wer das genutzt hat, muss vor dem Update entschlüsseln. Verschlüsselung gehört seitdem auf die Ebene des Dateisystems oder des Backups.",[14,222,224],{"id":223},"docspell-kollektive-und-ein-jvm-stack","Docspell: Kollektive und ein JVM-Stack",[10,226,227],{},"Docspell besteht aus zwei Diensten: dem REST-Server, der API und Web-UI liefert, und dem Job-Executor „joex“, der Dateien verarbeitet und Postfächer abholt. Beide brauchen Java 17 oder neuer und eine Datenbank, wahlweise PostgreSQL, MariaDB ab 10.6 oder H2. Die Volltextsuche ist optional und läuft über Apache SOLR oder direkt in PostgreSQL. Für die Texterkennung und Konvertierung werden Tesseract, OCRmyPDF, Unoconv und wkhtmltopdf eingebunden. Das ist mehr Infrastruktur als bei Paperless-ngx, dafür lassen sich die Dienste getrennt skalieren.",[10,229,230],{},"Das Grundprinzip sind Kollektive: Nutzer gehören zu einem Kollektiv, das Archiv gehört dem Kollektiv, nicht dem einzelnen Nutzer. Für ein Haus mit mehreren Haushalten oder für ein Paar, das Privates und Vereinsunterlagen trennen will, ist das genau richtig. Ordner innerhalb eines Kollektivs steuern, wer was sieht.",[10,232,233],{},"Zwei Stolpersteine aus der Doku: Der Standardwert für die Registrierung ist „open“, jeder, der die Adresse kennt, kann ein Konto anlegen. Vor dem ersten Erreichbarmachen von außen gehört das auf „closed“ oder „invite“. Und der Job-Executor braucht Speicher: etwa 500 MB Heap im einfachen Modus, mindestens 1,4 GB im vollen NLP-Modus, bei deutscher Sprache am meisten.",[10,235,236],{},"Die Android-App ist Teil des Projekts, erhältlich über F-Droid oder als APK. Sie kann eines: Dateien aus dem Teilen-Dialog an eine Docspell-Instanz hochladen. Mit einer Scan-App kombiniert reicht das für Belege unterwegs. Eine iOS-App gibt es nicht.",[14,238,240],{"id":239},"papermerge-ordner-versionen-rechte","Papermerge: Ordner, Versionen, Rechte",[10,242,243],{},"Papermerge fühlt sich von den dreien am meisten wie ein Datei-Explorer an: hierarchische Ordner, Dokumente hineinziehen, Tags an Ordner und Dokumente, Dokumenttypen mit eigenen Feldern, Versionen pro Dokument, Seiten verschieben und Dokumente zusammenführen. Die Texterkennung läuft über Tesseract automatisch beim Upload und liegt als Textebene über dem PDF. Nutzer, Gruppen, Rollen und Freigaben sind dokumentiert, ebenso ein Dateispeicher in S3 und Kubernetes-Setups. Das zielt eher auf kleine Organisationen als auf den Haushalt.",[10,245,246],{},"Was in der Dokumentation fehlt: ein E-Mail-Import, ein überwachter Ordner, eine mobile App und jede Form von Vorschlägen oder KI. Jedes Dokument wird von Hand hochgeladen und einsortiert. Die Anforderungen sind mit mindestens 1 GB RAM allein für die Web-App die höchsten im Feld, das Docker-Image ist der einzige dokumentierte Weg.",[10,248,249],{},"Die Empfehlung aus der früheren Fassung dieses Artikels, Papermerge für „Ordner-Menschen“ zu wählen, halten wir nur noch mit Einschränkung. Das Projekt ist klein, das letzte Release stammt vom August 2025, und das Backup-Tool PMDump nennt in seiner Doku als Importziel ausschließlich Version 3.4. Wer Papermerge nimmt, sollte den Export in der ersten Woche testen, nicht im dritten Jahr.",[14,251,253],{"id":252},"betrieb-was-nach-der-installation-bleibt","Betrieb: was nach der Installation bleibt",[10,255,256],{},"Die Installation ist ein Wochenende. Der Betrieb ist der Rest deines Lebens mit dem System. Diese Tabelle ist die, die in den meisten Vergleichen fehlt.",[42,258,259,271],{},[45,260,261],{},[48,262,263,265,267,269],{},[51,264],{},[51,266,55],{},[51,268,58],{},[51,270,61],{},[63,272,273,287,301,315,329,343],{},[48,274,275,278,281,284],{},[68,276,277],{},"Arbeitsspeicher",[68,279,280],{},"keine offizielle Zahl, läuft laut Doku auf dem Raspberry Pi",[68,282,283],{},"joex ab etwa 500 MB Heap, ab 1,4 GB im NLP-Modus full",[68,285,286],{},"mindestens 1 GB nur für die Web-App",[48,288,289,292,295,298],{},[68,290,291],{},"Backup",[68,293,294],{},"document_exporter mit manifest.json oder Volumes plus Datenbank",[68,296,297],{},"Datenbank plus Dateiablage, dsc export für einen unabhängigen Abzug",[68,299,300],{},"PMDump als separates Binary, plus Volumes",[48,302,303,306,309,312],{},[68,304,305],{},"Wiederherstellung",[68,307,308],{},"document_importer in eine frische Instanz",[68,310,311],{},"Datenbank und Dateien zurückspielen",[68,313,314],{},"PMDump import",[48,316,317,320,323,326],{},[68,318,319],{},"Updates",[68,321,322],{},"neues Docker-Image, vorher Backup, Datenbank-Migrationen laufen automatisch",[68,324,325],{},"neues Release entpacken oder Image ziehen, Migrationen automatisch",[68,327,328],{},"Docker-Image, Upgrade-Anleitung pro Version in der Doku",[48,330,331,334,337,340],{},[68,332,333],{},"Release-Rhythmus 2026",[68,335,336],{},"neun Releases zwischen Juli und September",[68,338,339],{},"Nightly-Builds, kein stabiles Release seit März 2025",[68,341,342],{},"kein Release seit August 2025",[48,344,345,348,351,354],{},[68,346,347],{},"Umzug zu einem anderen System",[68,349,350],{},"PDFs und manifest.json exportieren",[68,352,353],{},"PDFs und Metadaten exportieren",[68,355,356],{},"PDFs und Datenbank exportieren",[10,358,359,362],{},[21,360,361],{},"Backup heißt Restore."," Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Bei allen dreien gehört einmal im Jahr ein Test dazu: leere Instanz aufsetzen, Export einspielen, zehn Dokumente stichprobenartig öffnen. Paperless-ngx empfiehlt in der Doku, vor jedem Update ein Backup zu machen und keine Verarbeitung laufen zu lassen.",[10,364,365,368],{},[21,366,367],{},"Der Umzug zwischen den Systemen"," ist bei allen dreien möglich, aber nie bequem. Was sauber mitkommt, sind die Originaldateien und der erkannte Text. Was du neu aufbauen musst, sind Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Ordner, weil jedes System sie anders modelliert. Wer weiß, dass er in zwei Jahren vielleicht wechselt, hält die Struktur flach: wenige Tags, ein Korrespondent pro Absender, keine verschachtelten Konstruktionen.",[10,370,371,374],{},[21,372,373],{},"Der Ausstieg am Projektende"," ist die Frage, die man vor dem Einstieg beantwortet: Wenn die Docker-Person auszieht, den Server abschaltet oder keine Lust mehr hat, muss jemand anderes an die Dokumente kommen. Bei Paperless-ngx ist das ein Ordner mit PDFs und einer manifest.json, die jeder lesen kann. Bei Docspell ein Verzeichnis aus dsc export. Bei Papermerge ein tar.gz aus PMDump. Alle drei Formate sind ohne das jeweilige System nutzbar, solange die PDFs mit Textebene exportiert wurden.",[10,376,377,378,383,384,388],{},"Wer diesen Betrieb nicht selbst stemmen, aber bei Paperless-ngx bleiben will, findet auf der Seite zu den ",[379,380,382],"a",{"href":381},"\u002Fpaperless-ngx-hosting\u002F","drei Wegen, Paperless-ngx zu betreiben"," eine Einordnung von Selbsthosten, gemanagtem Hosting und dem Verzicht auf ein eigenes System. Und wer nach diesem Artikel merkt, dass er gar kein System betreiben will, findet im ",[379,385,387],{"href":386},"\u002Fpaperless-ngx-alternative\u002F","Vergleich Documentr und Paperless-ngx"," die Gegenüberstellung mit einem Dienst im Browser.",[14,390,392],{"id":391},"fazit-wer-sollte-was-nehmen","Fazit: wer sollte was nehmen",[10,394,395,397],{},[21,396,55],{},", wenn du eine Person im Haushalt hast, die Docker nicht scheut, und du das aktivste Projekt mit den meisten Importwegen willst. Die KI- und Cloud-Funktionen sind opt-in, du kannst sie ignorieren.",[10,399,400,402],{},[21,401,58],{},", wenn mehrere getrennte Archive auf einem Server laufen sollen und du mit einem JVM-Stack, etwas mehr Speicherbedarf und langen Release-Abständen leben kannst.",[10,404,405,407],{},[21,406,61],{},", wenn du hierarchische Ordner und Versionen willst und dir E-Mail-Import, überwachter Ordner und mobile App egal sind. Teste den Export vorher.",[10,409,410,413,414,418],{},[21,411,412],{},"Keines der drei",", wenn niemand im Haushalt Administrator sein will. Dann ist ein Cloud-Ordner oder ein Dienst im Browser die ehrlichere Wahl, den Überblick über die vier Wege gibt der Ratgeber zu ",[379,415,417],{"href":416},"\u002Fratgeber\u002Fpapierloses-zuhause-app-software\u002F","App oder Software fürs papierlose Zuhause",".",[420,421],"content-cta",{"description":422,"label":423,"title":424,"to":386},"Documentr läuft im Browser, ohne Docker, Updates und Backup-Pflicht. Die KI-Analyse erkennt Titel, Zusammenfassung, Absender und Datum, vergibt Tags automatisch und zeigt erkannte Fristen im Dashboard. Free mit 3 Dokumenten zum Ausprobieren, Plus für 6,99 Euro im Monat.","Documentr als Alternative ansehen","Wenn du kein System betreiben willst",[14,426,428],{"id":427},"checkliste-vor-der-installation","Checkliste vor der Installation",[430,431,434,445,451,457,463,469,475,481,487],"ul",{"className":432},[433],"contains-task-list",[435,436,439,444],"li",{"className":437},[438],"task-list-item",[440,441],"input",{"disabled":442,"type":443},true,"checkbox"," Wer hält das System am Laufen, und wer ist Vertretung? Ohne zwei Namen kein Selbsthosting.",[435,446,448,450],{"className":447},[438],[440,449],{"disabled":442,"type":443}," Welche Importwege brauchst du wirklich: Scanner-Ordner, E-Mail, Handy? Papermerge fällt bei den letzten beiden weg.",[435,452,454,456],{"className":453},[438],[440,455],{"disabled":442,"type":443}," Brauchst du getrennte Archive für mehrere Haushalte? Dann Docspell ansehen.",[435,458,460,462],{"className":459},[438],[440,461],{"disabled":442,"type":443}," Wie viel Arbeitsspeicher hat das Gerät? Unter 2 GB wird es bei Docspell mit NLP und bei Papermerge eng.",[435,464,466,468],{"className":465},[438],[440,467],{"disabled":442,"type":443}," Bleiben Dokumente im Haus? Dann bei Paperless-ngx Paperless AI und Remote OCR ausgeschaltet lassen.",[435,470,472,474],{"className":471},[438],[440,473],{"disabled":442,"type":443}," Bei Docspell die Registrierung vor dem ersten Portfreigeben auf closed oder invite stellen.",[435,476,478,480],{"className":477},[438],[440,479],{"disabled":442,"type":443}," Backup-Weg festlegen und in der ersten Woche einmal zurückspielen.",[435,482,484,486],{"className":483},[438],[440,485],{"disabled":442,"type":443}," Export testen: fünf Dokumente hochladen, exportieren, im Explorer öffnen.",[435,488,490,492],{"className":489},[438],[440,491],{"disabled":442,"type":443}," Struktur flach halten: wenige Tags, ein Korrespondent pro Absender, damit ein Umzug später möglich bleibt.",[14,494,496],{"id":495},"häufige-fehler","Häufige Fehler",[430,498,499,505,511,517,523],{},[435,500,501,504],{},[21,502,503],{},"Nach GitHub-Sternen entscheiden."," Die Sterne sagen, was viele installiert haben, nicht, was zu deinem Haushalt passt. Docspell hat ein Zwanzigstel der Sterne von Paperless-ngx und trotzdem die beste Lösung für getrennte Archive.",[435,506,507,510],{},[21,508,509],{},"Alte Vergleiche glauben."," „Paperless-ngx hat keine Versionen“ war bis Juli 2026 richtig und ist es seitdem nicht mehr. Prüfe das Changelog, nicht den Blogartikel.",[435,512,513,516],{},[21,514,515],{},"Das System zuerst installieren, das Backup nie."," Der Consume-Ordner läuft ab Tag eins, der Restore-Test wird auf „später“ verschoben. Später ist, wenn die SSD stirbt.",[435,518,519,522],{},[21,520,521],{},"Cloud-Funktionen aus Neugier einschalten."," Paperless AI mit einem externen Anbieter schickt Dokumentinhalte dorthin. Wer selbst hostet, um genau das zu vermeiden, sollte die Doku-Warnung ernst nehmen oder Ollama lokal nutzen.",[435,524,525,528],{},[21,526,527],{},"Verschachtelte Strukturen aufbauen."," Vierzig Tags in Hierarchien, zwölf Dokumenttypen, Custom Fields für alles. Das kann keines der Systeme in ein anderes exportieren, und in zwei Jahren pflegt es niemand mehr.",[14,530,532],{"id":531},"quellen","Quellen",[10,534,535],{},"Stand: September 2026.",[430,537,538,547,555,563,571,579,587,594,602,610,618,625,632,639,647,655,662,670],{},[435,539,540,546],{},[379,541,545],{"href":542,"rel":543},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Fpaperless-ngx\u002Fpaperless-ngx\u002Freleases",[544],"nofollow","Paperless-ngx Releases",": Versionsnummern und Daten",[435,548,549,554],{},[379,550,553],{"href":551,"rel":552},"https:\u002F\u002Fdocs.paperless-ngx.com\u002Fchangelog\u002F",[544],"Paperless-ngx Changelog",": Version 3.0.0 mit Dokumentversionen, Paperless AI, Remote OCR, tantivy und dem Wegfall der Dokumentverschlüsselung",[435,556,557,562],{},[379,558,561],{"href":559,"rel":560},"https:\u002F\u002Fdocs.paperless-ngx.com\u002Fusage\u002F",[544],"Paperless-ngx Usage",": Custom Fields seit 2.0, Dokumentversionen, E-Mail-Import, KI-Funktionen, Remote OCR (nur Azure), Berechtigungen, Mobile Upload",[435,564,565,570],{},[379,566,569],{"href":567,"rel":568},"https:\u002F\u002Fdocs.paperless-ngx.com\u002Fadministration\u002F",[544],"Paperless-ngx Administration",": Backup, document_exporter und document_importer, Updates",[435,572,573,578],{},[379,574,577],{"href":575,"rel":576},"https:\u002F\u002Fdocs.paperless-ngx.com\u002Fsetup\u002F",[544],"Paperless-ngx Setup",": Betrieb auf dem Raspberry Pi",[435,580,581,586],{},[379,582,585],{"href":583,"rel":584},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Fpaperless-ngx\u002Fpaperless-ngx\u002Fwiki\u002FRelated-Projects",[544],"Paperless-ngx Wiki",": Related Projects, Community-Apps ohne Betreuung durch das Team",[435,588,589],{},[379,590,593],{"href":591,"rel":592},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Feikek\u002Fdocspell\u002Freleases",[544],"Docspell Releases",[435,595,596,601],{},[379,597,600],{"href":598,"rel":599},"https:\u002F\u002Fdocspell.org\u002Fdocs\u002F",[544],"Docspell Dokumentation",": Architektur, Kollektive, Scan Mailbox",[435,603,604,609],{},[379,605,608],{"href":606,"rel":607},"https:\u002F\u002Fdocspell.org\u002Fdocs\u002Finstall\u002Fprereq\u002F",[544],"Docspell Voraussetzungen",": Java 17, Datenbanken, Tesseract, OCRmyPDF, SOLR oder PostgreSQL",[435,611,612,617],{},[379,613,616],{"href":614,"rel":615},"https:\u002F\u002Fdocspell.org\u002Fdocs\u002Fconfigure\u002Fdefaults\u002F",[544],"Docspell Konfiguration",": Registrierung standardmäßig open, Speicherbedarf des Job-Executors",[435,619,620],{},[379,621,624],{"href":622,"rel":623},"https:\u002F\u002Fdocspell.org\u002Fdocs\u002Ftools\u002Fandroid\u002F",[544],"Docspell Android-App",[435,626,627],{},[379,628,631],{"href":629,"rel":630},"https:\u002F\u002Fdocspell.org\u002Fdocs\u002Ftools\u002Fcli\u002F",[544],"Docspell CLI mit dsc export",[435,633,634],{},[379,635,638],{"href":636,"rel":637},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Fpapermerge\u002Fpapermerge-core\u002Freleases",[544],"Papermerge Releases",[435,640,641,646],{},[379,642,645],{"href":643,"rel":644},"https:\u002F\u002Fdocs.papermerge.io\u002F3.5\u002F",[544],"Papermerge Dokumentation",": Funktionsliste, Versionen, Custom Fields, Nutzer und Gruppen",[435,648,649,654],{},[379,650,653],{"href":651,"rel":652},"https:\u002F\u002Fdocs.papermerge.io\u002F3.5\u002Fsetup\u002Frequirements\u002F",[544],"Papermerge Anforderungen",": 1 GB RAM Minimum, Docker",[435,656,657],{},[379,658,661],{"href":659,"rel":660},"https:\u002F\u002Fdocs.papermerge.io\u002F3.5\u002Fuser\u002Focr\u002F",[544],"Papermerge OCR mit Tesseract",[435,663,664,669],{},[379,665,668],{"href":666,"rel":667},"https:\u002F\u002Fdocs.papermerge.io\u002F3.5\u002Fpmdump\u002F",[544],"Papermerge PMDump",": Backup und Migration",[435,671,672,673,678,679,678,684,678,689],{},"GitHub-Sterne, Lizenzen und letzte Aktivität: ",[379,674,677],{"href":675,"rel":676},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Fpaperless-ngx\u002Fpaperless-ngx",[544],"paperless-ngx",", ",[379,680,683],{"href":681,"rel":682},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Feikek\u002Fdocspell",[544],"docspell",[379,685,688],{"href":686,"rel":687},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Fciur\u002Fpapermerge",[544],"papermerge",[379,690,693],{"href":691,"rel":692},"https:\u002F\u002Fgithub.com\u002Fpapermerge\u002Fpapermerge-core",[544],"papermerge-core",{"title":695,"searchDepth":696,"depth":696,"links":697},"",2,[698,699,700,701,702,703,704,705,706,707,708],{"id":16,"depth":696,"text":17},{"id":39,"depth":696,"text":40},{"id":183,"depth":696,"text":184},{"id":199,"depth":696,"text":200},{"id":223,"depth":696,"text":224},{"id":239,"depth":696,"text":240},{"id":252,"depth":696,"text":253},{"id":391,"depth":696,"text":392},{"id":427,"depth":696,"text":428},{"id":495,"depth":696,"text":496},{"id":531,"depth":696,"text":532},"2026-09-01","Drei Open-Source-Systeme im Vergleich: Versionen, Custom Fields, KI, E-Mail-Import, Apps, Backup und der Aufwand im Betrieb. Geprüft, Stand September 2026.","md",[713,716,719,722],{"question":714,"answer":715},"Hat Paperless-ngx Dokumentversionen und Custom Fields?","Ja, beides. Custom Fields gibt es seit Version 2.0 vom November 2023, Dokumentversionen seit Version 3.0 vom Juli 2026. Versionen verfolgen die Datei und den erkannten Text, Metadaten wie Tags und Korrespondent bleiben am Wurzeldokument. Ältere Vergleiche, die Paperless-ngx beides absprechen, sind überholt.",{"question":717,"answer":718},"Welches der drei Systeme läuft auf einem Raspberry Pi oder einem alten NAS?","Paperless-ngx dokumentiert den Betrieb auf dem Raspberry Pi ausdrücklich, mit Einstellungen, die Speicher sparen, etwa nur die erste Seite zu erkennen und die Texterkennung dem Scanner zu überlassen. Docspell braucht für den Job-Executor laut Konfigurationsdoku etwa 500 MB Heap, mit vollem NLP-Modus mindestens 1,4 GB. Papermerge nennt 1 GB RAM als absolutes Minimum allein für die Web-App, ohne OCR.",{"question":720,"answer":721},"Kann ich per E-Mail Dokumente in das System schicken?","Paperless-ngx und Docspell holen Anhänge selbst per IMAP aus einem Postfach, mit Regeln nach Absender, Betreff und Dateityp. Paperless-ngx verwaltet das über Mail-Konten und Mail-Regeln in den Einstellungen, Docspell über die Funktion Scan Mailbox pro Nutzer. Für Papermerge ist in der Dokumentation kein E-Mail-Import beschrieben.",{"question":723,"answer":724},"Wie komme ich später wieder aus dem System heraus?","Alle drei exportieren die Originaldateien samt Metadaten. Paperless-ngx mit dem Befehl document_exporter inklusive manifest.json, Docspell mit dem CLI-Befehl dsc export, Papermerge mit dem separaten Tool PMDump. Die PDFs lassen sich in jedes andere System hochladen, Tags und Korrespondenten musst du dort neu anlegen oder per Skript übertragen.",null,[],{},"\u002Fratgeber\u002Fpaperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge",[730,731,732],"papierloses-zuhause-app-software","papierloses-buero-checkliste","dokumente-scannen-smartphone",{"title":734,"description":710},"Paperless-ngx vs. Docspell vs. Papermerge","ratgeber\u002Fpaperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge",[737,738,739],"Self-Hosting","Open Source","Vergleich","2026-09-02","uiWP8U4aQ89DDAIP6OOGx5o5SmfNZ3fYHdBdBHIHQXk",[743,1191,1850],{"id":744,"title":745,"body":746,"date":740,"description":1160,"extension":711,"faq":1161,"image":725,"legalSources":1174,"meta":1177,"navigation":442,"path":1178,"related":1179,"seo":1183,"stem":1185,"tags":1186,"updatedAt":740,"__hash__":1190},"ratgeber\u002Fratgeber\u002Fdokumente-scannen-smartphone.md","Dokumente scannen mit dem Smartphone: gerade, lesbar und ohne Cloud-Umweg",{"type":7,"value":747,"toc":1149},[748,751,755,761,772,778,784,788,889,892,896,929,932,936,939,942,945,949,952,955,981,984,988,1000,1007,1013,1017,1068,1070,1102,1104,1107],[10,749,750],{},"Die Uni will die Immatrikulationsbescheinigung bis morgen als PDF, das Amt braucht die Anlagen zum Antrag „in lesbarer Form“, und der einzige Scanner in der Familie steht bei den Eltern, dreihundert Kilometer entfernt. Das Smartphone in deiner Tasche kann das alles, und zwar besser, als die meisten Menschen es nutzen. Dieser Artikel zeigt für iPhone und Android den kürzesten Weg zum sauberen PDF, welche Apps deine Dokumente dabei in eine US-Cloud laden und welche nicht, was bei Ausweiskopien gilt und woran Scans bei Amt, Uni und Versicherung scheitern.",[14,752,754],{"id":753},"vier-anlässe-vier-anforderungen","Vier Anlässe, vier Anforderungen",[10,756,757,760],{},[21,758,759],{},"Das Amt."," Anlagen zu einem Antrag, oft über ein Upload-Portal oder per E-Mail. Verlangt wird ein PDF, das vollständig, gerade und lesbar ist. Ein mehrseitiges Dokument gehört in eine Datei, nicht in acht Fotos. 300 dpi und Graustufen reichen, das hält die Datei klein genug für jede Upload-Grenze.",[10,762,763,766,767,771],{},[21,764,765],{},"Die Uni oder die Bewerbung."," Zeugnisse und Bescheinigungen, häufig mit Vorgaben zum Format. Hier zählt, dass Stempel und Unterschrift erkennbar bleiben. Ein Blatt mit farbigem Siegel scannst du in Farbe, den Rest in Graustufen. Dateiname mit Inhalt, nicht ",[768,769,770],"code",{},"Scan 3.pdf",", weil die Sachbearbeitung zwanzig davon bekommt.",[10,773,774,777],{},[21,775,776],{},"Die Versicherung."," Ein Schadensbeleg, eine Rechnung, ein Kostenvoranschlag, meist über die App oder das Portal des Versicherers. Oft reicht ein Foto, aber ein Scan ist nie falsch. Wichtig ist, dass Betrag, Datum und Absender im Bild sind und nicht am Rand abgeschnitten wurden.",[10,779,780,783],{},[21,781,782],{},"Die Steuererklärung."," Wer Belege in Mein ELSTER nachreicht, lädt PDFs oder Bilder hoch. Die zulässigen Formate und Größen nennt der Upload-Dialog selbst, sie ändern sich gelegentlich, deshalb stehen hier keine Zahlen. Mit 300 dpi und Graustufen bleibst du bei einem mehrseitigen Beleg fast immer unter jeder Grenze.",[14,785,787],{"id":786},"der-weg-zum-pdf-auf-iphone-android-und-mit-app","Der Weg zum PDF auf iPhone, Android und mit App",[42,789,790,806],{},[45,791,792],{},[48,793,794,797,800,803],{},[51,795,796],{},"Weg",[51,798,799],{},"So geht es",[51,801,802],{},"Kosten",[51,804,805],{},"Wo der Scan landet",[63,807,808,822,835,848,861,875],{},[48,809,810,813,816,819],{},[68,811,812],{},"iPhone, Notizen-App",[68,814,815],{},"Neue Notiz, Kamera-Taste, „Dokumente scannen“, Seiten nacheinander, sichern, über Teilen als PDF exportieren",[68,817,818],{},"Keine",[68,820,821],{},"In Notizen, und in der iCloud, wenn die Notizen-Synchronisation aktiv ist",[48,823,824,827,830,832],{},[68,825,826],{},"iPhone, Dateien-App",[68,828,829],{},"Ordner öffnen, Menü mit drei Punkten, „Dokumente scannen“, Speicherort wählen",[68,831,818],{},[68,833,834],{},"Dort, wo du es speicherst, „Auf meinem iPhone“ bleibt lokal",[48,836,837,840,843,845],{},[68,838,839],{},"Android, Google Drive",[68,841,842],{},"Drive-App, Kamera-Taste rechts unten, scannen, als PDF speichern",[68,844,818],{},[68,846,847],{},"In Google Drive, also bei einem US-Anbieter",[48,849,850,853,856,858],{},[68,851,852],{},"Android, Files by Google",[68,854,855],{},"Files-App, „Scannen“ rechts unten, Seiten hinzufügen, fertig",[68,857,818],{},[68,859,860],{},"Lokal im Ordner „Downloads“ unter „Gescannt“",[48,862,863,866,869,872],{},[68,864,865],{},"Adobe Scan, beide Systeme",[68,867,868],{},"App installieren, Konto anlegen, scannen, Texterkennung inklusive",[68,870,871],{},"Basis kostenlos, Abo für Zusatzfunktionen",[68,873,874],{},"In der Adobe-Cloud, US-Anbieter, Konto nötig",[48,876,877,880,883,886],{},[68,878,879],{},"Documentr, beide Systeme",[68,881,882],{},"Foto oder PDF im Browser hochladen, Texterkennung und Analyse beim Upload",[68,884,885],{},"Free mit 3 Dokumenten zum Ausprobieren, Plus ab 6,99 Euro im Monat",[68,887,888],{},"Auf Servern in Deutschland, die KI-Analyse läuft mit deiner Zustimmung bei Azure OpenAI in der EU",[10,890,891],{},"Die Spalte ganz rechts ist die, die in den meisten Anleitungen fehlt. Ein Scan ist ein Dokument mit deinem Namen, deiner Adresse und oft deiner Kontonummer. Wo er landet, ist keine Nebensache.",[14,893,895],{"id":894},"fünf-regeln-für-einen-scan-der-beim-ersten-mal-passt","Fünf Regeln für einen Scan, der beim ersten Mal passt",[897,898,899,905,911,917,923],"ol",{},[435,900,901,904],{},[21,902,903],{},"Tageslicht von der Seite, kein Blitz."," Der Blitz erzeugt einen weißen Fleck in der Mitte und lässt die Ränder dunkel. Ein Fenster seitlich oder eine Schreibtischlampe von schräg oben genügen.",[435,906,907,910],{},[21,908,909],{},"Dunkler, einfarbiger Untergrund."," Auf einem weißen Tisch findet die App die Kanten nicht. Ein dunkles Buch, eine Tischplatte aus Holz oder ein Stück Pappe lösen das.",[435,912,913,916],{},[21,914,915],{},"Von oben, parallel zum Blatt."," Je schräger, desto mehr muss die App entzerren, und desto unschärfer wird die untere Hälfte. Beide Ellbogen auf den Tisch, das Handy flach halten.",[435,918,919,922],{},[21,920,921],{},"Graustufen für Text, Farbe nur für Siegel und Belege mit Markierungen."," Farbe verdreifacht die Dateigröße und bringt bei Briefen nichts. Die meisten Scan-Funktionen haben einen Filter dafür.",[435,924,925,928],{},[21,926,927],{},"Ein Dokument, eine Datei."," Sechs Seiten Mietvertrag sind ein PDF mit sechs Seiten. Alle Wege aus der Tabelle können mehrere Seiten nacheinander aufnehmen, bevor du speicherst.",[10,930,931],{},"Wer diese fünf Regeln einhält, bekommt mit einem Handy aus den letzten Jahren Scans, die von einem Einzugsscanner nicht zu unterscheiden sind. Der Unterschied liegt nicht in der Qualität, sondern in der Menge pro Stunde.",[14,933,935],{"id":934},"datenschutz-welche-app-deine-dokumente-wohin-schickt","Datenschutz: welche App deine Dokumente wohin schickt",[10,937,938],{},"Die bequemsten Scan-Apps sind die, die deine Dokumente in eine Cloud legen, weil sie dann auf allen Geräten verfügbar sind. Google Drive und Adobe Scan sind Dienste von US-Unternehmen, die Dateien liegen dort, und für die Texterkennung werden sie dort verarbeitet. Für einen Handyvertrag ist das egal. Für den Arztbrief, den Steuerbescheid, die Gehaltsabrechnung und alles mit Ausweisnummer ist es eine Entscheidung, die du bewusst treffen solltest.",[10,940,941],{},"Der einfachste Weg, diese Entscheidung nicht jedes Mal neu zu treffen: Für sensible Dokumente eine Scan-Funktion nutzen, die lokal speichert. Auf dem iPhone ist das die Dateien-App mit dem Speicherort „Auf meinem iPhone“, auf Android die Scan-Funktion von Files by Google, die im Ordner „Downloads“ speichert, oder eine Scan-App, die ohne Konto und ohne Cloud auskommt. Von dort lädst du die Datei gezielt dorthin hoch, wo sie hingehört, statt sie automatisch in einem Cloud-Ordner liegen zu lassen.",[10,943,944],{},"Was dein Ablagesystem danach mit dem Dokument macht, gehört zur selben Entscheidung. Prüfe Serverstandort und Auftragsverarbeiter in der Datenschutzerklärung, nicht im Werbetext. Bei Documentr liegen die Dateien verschlüsselt auf Servern in Deutschland, die Analyse durch die KI läuft nur mit deiner Zustimmung bei Azure OpenAI von Microsoft in Rechenzentren in der EU, so steht es in der Datenschutzerklärung. Für die Registrierung und neue Uploads bei Documentr ist die ausdrückliche KI-Einwilligung erforderlich. Nach einem Widerruf bleiben deine vorhandenen Dokumente zugänglich, neue Uploads und KI-Verarbeitung pausieren. Wenn du keine KI-Verarbeitung möchtest, kannst du ein Ablagesystem ohne KI wählen.",[14,946,948],{"id":947},"ausweiskopien-was-20-pauswg-verlangt","Ausweiskopien: was § 20 PAuswG verlangt",[10,950,951],{},"Der Personalausweis ist der Sonderfall unter den Dokumenten. § 20 Absatz 2 PAuswG legt fest, dass der Ausweis nur vom Inhaber oder mit dessen Zustimmung so abgelichtet werden darf, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. Andere als der Inhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Wer per Kopie personenbezogene Daten aus dem Ausweis erhebt, braucht dafür deine Einwilligung.",[10,953,954],{},"Für deinen eigenen Scan heißt das:",[430,956,957,963,969,975],{},[435,958,959,962],{},[21,960,961],{},"Nur, wenn es wirklich verlangt wird."," Viele Stellen fragen nach einer Kopie, weil es bequem ist, nicht weil sie eine brauchen. Nachfragen kostet eine Mail.",[435,964,965,968],{},[21,966,967],{},"Schwärzen, was der Empfänger nicht braucht."," Zugangsnummer, Seriennummer und meist auch die Größe und Augenfarbe sind für einen Vertragsabschluss irrelevant. Ein schwarzer Balken in der Bearbeiten-Funktion der Scan-App reicht, gespeichert als neues PDF, nicht als rückgängig machbare Ebene.",[435,970,971,974],{},[21,972,973],{},"Als Kopie kennzeichnen."," Ein sichtbarer Schriftzug quer über das Bild, „Kopie für Mietvertrag Musterstraße, 02.09.2026“, macht die Datei für jeden anderen Zweck wertlos. Das ist genau das, was das Gesetz mit „dauerhaft als Kopie erkennbar“ meint.",[435,976,977,980],{},[21,978,979],{},"Nicht in der Cloud-Scan-App liegen lassen."," Der Ausweisscan gehört nicht in denselben Ordner wie die Pizzarechnung. Nach dem Versand löschen oder in die verschlüsselte Ablage verschieben.",[10,982,983],{},"Dieselbe Vorsicht gilt für Reisepass, Führerschein und Krankenversichertenkarte, unabhängig davon, welche Vorschrift im Einzelfall greift.",[14,985,987],{"id":986},"wo-der-scan-danach-landet","Wo der Scan danach landet",[10,989,990,991,995,996,418],{},"Ein Scan, der in der Notizen-App liegt, ist in drei Monaten so gut wie verloren. Der zweite Schritt nach dem Scannen ist deshalb der wichtigere: die Datei dorthin bringen, wo du sie wiederfindest. Wie die Ordner heißen und nach welchem Muster die Datei benannt wird, steht im Ratgeber zur ",[379,992,994],{"href":993},"\u002Fratgeber\u002Fordnerstruktur-private-dokumente\u002F","Ordnerstruktur für private Dokumente",", der komplette Ablauf vom Eingang bis zur Wochenroutine in der ",[379,997,999],{"href":998},"\u002Fratgeber\u002Fpapierloses-buero-checkliste\u002F","Checkliste fürs papierlose Büro",[10,1001,1002,1003,418],{},"Wenn die Ablage selbst Text erkennt, entfällt das Benennen. Bei Documentr lädst du das Foto direkt hoch, als JPG, PNG oder WebP, oder das PDF aus der Scan-App. Die Texterkennung läuft beim Upload, die KI-Analyse erkennt Titel, Zusammenfassung, Absender und Dokumentdatum, vergibt Tags automatisch und erkennt Fristen, die im Dashboard erscheinen und bei Überschreitung rot markiert sind. An erkannte Termine erinnert dich Documentr zusätzlich per E-Mail, 14, 7, 3 und einen Tag vor Fälligkeit. Push-Nachrichten gibt es nicht. Fragen zu einem einzelnen Dokument beantwortet der Dokument-Chat, in Free mit 10 Nachrichten im Monat. Der Bibliotheks-Assistent über alle Dokumente hinweg teilt sich in Free dasselbe Kontingent von 10 Nachrichten; der E-Mail-Import ist Plus vorbehalten. Was die Erkennung im Detail leistet und wo ihre Grenzen liegen, steht auf der Seite zur ",[379,1004,1006],{"href":1005},"\u002Fki-dokumentenerkennung\u002F","KI-Dokumentenerkennung",[420,1008],{"description":1009,"label":1010,"title":1011,"to":1012},"Foto hochladen, fertig. Documentr erkennt den Text beim Upload, vergibt Titel, Datum, Absender und Tags und zeigt erkannte Fristen im Dashboard. Free mit 3 Dokumenten zum Ausprobieren, Plus für 6,99 Euro im Monat.","Documentr kennenlernen","Vom Handy-Foto zum fertig erfassten Dokument","\u002Ffeatures\u002F",[14,1014,1016],{"id":1015},"checkliste-bevor-du-auf-senden-drückst","Checkliste, bevor du auf Senden drückst",[430,1018,1020,1026,1032,1038,1044,1050,1056,1062],{"className":1019},[433],[435,1021,1023,1025],{"className":1022},[438],[440,1024],{"disabled":442,"type":443}," Alle Seiten drin, in der richtigen Reihenfolge, als ein PDF",[435,1027,1029,1031],{"className":1028},[438],[440,1030],{"disabled":442,"type":443}," Gerade, beschnitten, nichts am Rand abgeschnitten",[435,1033,1035,1037],{"className":1034},[438],[440,1036],{"disabled":442,"type":443}," Am Handy auf Lesbarkeit geprüft, mit Zoom auf die kleinste Schrift",[435,1039,1041,1043],{"className":1040},[438],[440,1042],{"disabled":442,"type":443}," Graustufen, außer bei Siegeln und farbigen Markierungen",[435,1045,1047,1049],{"className":1046},[438],[440,1048],{"disabled":442,"type":443}," Dateiname mit Inhalt und Datum",[435,1051,1053,1055],{"className":1052},[438],[440,1054],{"disabled":442,"type":443}," Bei Ausweisen: Unnötiges geschwärzt, als Kopie mit Zweck und Datum gekennzeichnet",[435,1057,1059,1061],{"className":1058},[438],[440,1060],{"disabled":442,"type":443}," Sensible Dokumente nicht in der Cloud-Scan-App liegen gelassen",[435,1063,1065,1067],{"className":1064},[438],[440,1066],{"disabled":442,"type":443}," Kopie in der eigenen Ablage, bevor das Original weggeht",[14,1069,496],{"id":495},[430,1071,1072,1078,1084,1090,1096],{},[435,1073,1074,1077],{},[21,1075,1076],{},"Die Kamera-App statt einer Scan-Funktion."," Das Ergebnis ist ein schräges JPG mit Tischkante. Jeder Weg aus der Tabelle ist kostenlos und braucht dieselben zwei Sekunden.",[435,1079,1080,1083],{},[21,1081,1082],{},"Jede Seite als eigene Datei."," Der Sachbearbeiter bekommt acht Anhänge und sortiert sie im Kopf. Mehrseitige PDFs sind bei allen Wegen möglich.",[435,1085,1086,1089],{},[21,1087,1088],{},"Blitz an, Blatt auf weißem Tisch."," Weißer Fleck in der Mitte, keine Kantenerkennung, nachbearbeiten dauert länger als neu scannen.",[435,1091,1092,1095],{},[21,1093,1094],{},"Den Ausweis ungeschwärzt und ohne Kennzeichnung verschicken."," Eine unkenntlich gemachte Kopie erfüllt das Gesetz und schützt dich bei jedem späteren Datenleck des Empfängers.",[435,1097,1098,1101],{},[21,1099,1100],{},"Scans in der Scan-App lagern."," Notizen, Drive und Adobe Scan sind Werkzeuge, kein Archiv. Was nicht innerhalb einer Woche in die Ablage wandert, ist im nächsten Jahr nicht mehr auffindbar.",[14,1103,532],{"id":531},[10,1105,1106],{},"Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.",[430,1108,1109,1117,1125,1133,1141],{},[435,1110,1111,1116],{},[379,1112,1115],{"href":1113,"rel":1114},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Fpauswg\u002F__20.html",[544],"§ 20 PAuswG, Ablichtung des Personalausweises",": nur mit Zustimmung und dauerhaft als Kopie erkennbar",[435,1118,1119,1124],{},[379,1120,1123],{"href":1121,"rel":1122},"https:\u002F\u002Fsupport.apple.com\u002Fde-de\u002Fguide\u002Fiphone\u002Fiph653f28965\u002Fios",[544],"Apple, iPhone-Benutzerhandbuch",": Text und Dokumente in Notizen scannen",[435,1126,1127,1132],{},[379,1128,1131],{"href":1129,"rel":1130},"https:\u002F\u002Fsupport.google.com\u002Fdrive\u002Fanswer\u002F3145835?hl=de",[544],"Google, Dokumente mit Google Drive scannen",": Android und iPhone",[435,1134,1135,1140],{},[379,1136,1139],{"href":1137,"rel":1138},"https:\u002F\u002Fsupport.google.com\u002Ffiles\u002Fanswer\u002F15598575?hl=de",[544],"Google, Dokumente in der Files by Google App scannen",": Speicherort Downloads",[435,1142,1143,1148],{},[379,1144,1147],{"href":1145,"rel":1146},"https:\u002F\u002Fwww.adobe.com\u002Fde\u002Facrobat\u002Fmobile\u002Fscanner-app.html",[544],"Adobe Scan",": kostenlose Basisversion und Abo-Funktionen",{"title":695,"searchDepth":696,"depth":696,"links":1150},[1151,1152,1153,1154,1155,1156,1157,1158,1159],{"id":753,"depth":696,"text":754},{"id":786,"depth":696,"text":787},{"id":894,"depth":696,"text":895},{"id":934,"depth":696,"text":935},{"id":947,"depth":696,"text":948},{"id":986,"depth":696,"text":987},{"id":1015,"depth":696,"text":1016},{"id":495,"depth":696,"text":496},{"id":531,"depth":696,"text":532},"Notizen, Dateien, Google Drive oder Adobe Scan: welcher Weg auf iPhone und Android passt, was bei Ausweiskopien gilt und wie der Scan beim Amt ankommt.",[1162,1165,1168,1171],{"question":1163,"answer":1164},"Kann ich mit dem iPhone ohne zusätzliche App scannen?","Ja, auf zwei Wegen. In der Notizen-App über die Kamera-Taste und „Dokumente scannen“, das gibt es seit iOS 11. In der Dateien-App über das Menü mit den drei Punkten und „Dokumente scannen“, seit iOS 13. Beide erkennen die Kanten, richten das Blatt gerade und speichern ein mehrseitiges PDF. Für Dokumente, die nicht in die iCloud sollen, ist die Dateien-App mit dem Speicherort „Auf meinem iPhone“ der bessere Weg.",{"question":1166,"answer":1167},"Reicht ein Foto, oder muss es ein Scan sein?","Für die Ablage und die meisten Einreichungen muss es ein PDF sein, das gerade, beschnitten und lesbar ist. Ein Foto aus der Kamera-App ist schräg, hat den Tisch im Hintergrund und liegt als JPG vor. Eine Scan-Funktion macht aus demselben Foto in zwei Sekunden ein brauchbares Dokument. Das einzige Ziel, für das ein reines Foto reicht, ist ein Schadensbeleg für die Versicherung, wenn sie das ausdrücklich so möchte.",{"question":1169,"answer":1170},"Darf ich meinen Personalausweis scannen und als Kopie verschicken?","Du selbst darfst deinen Ausweis kopieren. Andere dürfen ihn nur mit deiner Zustimmung kopieren, und jede Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, so steht es in § 20 Absatz 2 PAuswG. Für dich heißt das, du schwärzt, was der Empfänger nicht braucht, schreibst „Kopie für Zweck und Datum“ sichtbar über das Bild und schickst die Datei nur dorthin, wo sie wirklich verlangt wird.",{"question":1172,"answer":1173},"Ab wann brauche ich statt des Handys einen richtigen Scanner?","Wenn die Menge zum Problem wird, nicht die Qualität. Fünf Briefe pro Woche sind mit dem Handy in zehn Minuten erledigt. Drei Kisten Altbestand mit zweitausend Seiten sind es nicht, weil du jede Seite einzeln fotografierst. Für diesen einen Fall lohnt ein Einzugsscanner mit Duplex, gekauft oder geliehen. Welche Gerätekategorie zu welcher Menge passt, steht im Ratgeber zu Scannern für zuhause.",[1175],{"label":1176,"url":1113},"§ 20 PAuswG",{},"\u002Fratgeber\u002Fdokumente-scannen-smartphone",[1180,1181,731,1182],"scanner-fuer-zuhause","ordnerstruktur-private-dokumente","kaufbelege-garantie-gewaehrleistung",{"title":1184,"description":1160},"Dokumente scannen mit dem Handy ohne Scanner","ratgeber\u002Fdokumente-scannen-smartphone",[1187,1188,1189],"Scannen","Smartphone","Digitalisieren","b1X4hElE-DrXJo-Az3tkyaeCiT_7CrrW9hLouyCsV_M",{"id":1192,"title":1193,"body":1194,"date":740,"description":1820,"extension":711,"faq":1821,"image":725,"legalSources":1834,"meta":1839,"navigation":442,"path":1840,"related":1841,"seo":1843,"stem":1845,"tags":1846,"updatedAt":740,"__hash__":1849},"ratgeber\u002Fratgeber\u002Fpapierloses-buero-checkliste.md","Papierloses Büro zuhause: Checkliste mit Zeitplan und Wochenroutine",{"type":7,"value":1195,"toc":1809},[1196,1204,1208,1280,1287,1291,1294,1321,1325,1328,1338,1344,1370,1373,1389,1416,1420,1433,1436,1463,1467,1479,1482,1509,1513,1516,1597,1600,1606,1612,1618,1651,1655,1659,1752,1754,1786,1788,1791],[10,1197,1198,1199,1203],{},"Dienstagabend, auf der Kommode liegen drei Umschläge von dieser Woche und zwei von letzter. Einer ist vom Amt und nennt eine Frist, die Stromrechnung liegt gar nicht hier, sondern in einem Portal, dessen Passwort du zurücksetzen müsstest, und der Ordner im Regal wurde zuletzt 2023 geöffnet. Das ist der Zustand, aus dem die meisten Umstiege starten. Diese Checkliste führt in fünf Schritten heraus, mit ehrlicher Zeitangabe pro Schritt und einer Wochenroutine, die danach das Ganze zusammenhält. Wer vorher den großen Überblick will, findet ihn auf der Seite zum ",[379,1200,1202],{"href":1201},"\u002Fpapierloses-buero\u002F","papierlosen Büro",". Hier geht es um die konkrete Reihenfolge.",[14,1205,1207],{"id":1206},"der-ablauf-mit-zeitangabe","Der Ablauf mit Zeitangabe",[42,1209,1210,1223],{},[45,1211,1212],{},[48,1213,1214,1217,1220],{},[51,1215,1216],{},"Schritt",[51,1218,1219],{},"Dauer",[51,1221,1222],{},"Ergebnis",[63,1224,1225,1236,1247,1258,1269],{},[48,1226,1227,1230,1233],{},[68,1228,1229],{},"1. Eingang festlegen",[68,1231,1232],{},"30 Minuten an einem Abend",[68,1234,1235],{},"Ein Korb, ein digitaler Ordner, eine Regel",[48,1237,1238,1241,1244],{},[68,1239,1240],{},"2. Altbestand sortieren",[68,1242,1243],{},"Ein Wochenende pro zwei bis drei Kisten",[68,1245,1246],{},"Drei Stapel: weg, scannen, Original behalten",[48,1248,1249,1252,1255],{},[68,1250,1251],{},"3. Scannen",[68,1253,1254],{},"Zehn Minuten pro Woche laufend, Altbestand ein Wochenende",[68,1256,1257],{},"PDFs im Eingang, Originale geprüft",[48,1259,1260,1263,1266],{},[68,1261,1262],{},"4. Ablage aufsetzen",[68,1264,1265],{},"Eine Stunde",[68,1267,1268],{},"Ordner oder System, Regel für Dateinamen",[48,1270,1271,1274,1277],{},[68,1272,1273],{},"5. Wochenroutine",[68,1275,1276],{},"Fünfzehn Minuten pro Woche",[68,1278,1279],{},"Leerer Eingang, Fristen im Kalender, Portale geleert",[10,1281,1282,1283,1286],{},"Die Reihenfolge ist Absicht. Wer mit Schritt 3 anfängt, weil der Scanner schon da ist, produziert tausend PDFs namens ",[768,1284,1285],{},"Scan_0001.pdf"," in einem Ordner, den niemand mehr anfasst.",[14,1288,1290],{"id":1289},"schritt-1-der-eingang-30-minuten","Schritt 1: Der Eingang (30 Minuten)",[10,1292,1293],{},"Alles, was ankommt, landet an genau einem Ort, bevor es irgendwohin sortiert wird. Physisch ist das ein Korb oder ein Fach an der Stelle, an der du die Post öffnest. Digital ist es ein Ordner namens „Eingang“ in deinem Speicher oder das Postfach deines Ablagesystems. Aus dem Eingang wird einsortiert, nie direkt hinein.",[430,1295,1297,1303,1309,1315],{"className":1296},[433],[435,1298,1300,1302],{"className":1299},[438],[440,1301],{"disabled":442,"type":443}," Einen Korb an den Ort stellen, an dem du Post öffnest. Nicht ins Arbeitszimmer, wenn du die Post in der Küche öffnest.",[435,1304,1306,1308],{"className":1305},[438],[440,1307],{"disabled":442,"type":443}," Einen digitalen Ordner „Eingang“ anlegen, in den Scans, heruntergeladene PDFs und Fotos zuerst kommen.",[435,1310,1312,1314],{"className":1311},[438],[440,1313],{"disabled":442,"type":443}," Eine Regel aufschreiben und an den Korb kleben: „Öffnen, Frist prüfen, in den Korb. Sonst nichts.“",[435,1316,1318,1320],{"className":1317},[438],[440,1319],{"disabled":442,"type":443}," Alle Familienmitglieder einweisen, die Post bekommen. Ein Eingang, nicht drei.",[14,1322,1324],{"id":1323},"schritt-2-der-altbestand-ein-wochenende","Schritt 2: Der Altbestand (ein Wochenende)",[10,1326,1327],{},"Der Altbestand wird sortiert, bevor er gescannt wird. Am Küchentisch, nicht am Scanner. Drei Stapel:",[10,1329,1330,1333,1334,418],{},[21,1331,1332],{},"Stapel „weg“."," Werbung, Kontoauszüge, die älter sind als du sie brauchst, Rechnungen ohne Gewährleistung und ohne Steuerbezug, abgelaufene Verträge ohne offene Ansprüche, Bedienungsanleitungen, die es online gibt. Was älter als zehn Jahre und weder Vertrag noch Urkunde ist, kommt in der Regel direkt in den Schredder. Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, steht im Ratgeber zu den ",[379,1335,1337],{"href":1336},"\u002Fratgeber\u002Faufbewahrungsfristen-private-dokumente\u002F","Aufbewahrungsfristen für private Dokumente",[10,1339,1340,1343],{},[21,1341,1342],{},"Stapel „Original behalten“."," Das ist der kleine Stapel, und er ist abschließend:",[430,1345,1346,1349,1352,1355,1358,1361,1364,1367],{},[435,1347,1348],{},"Urkunden zu Geburt, Heirat und Scheidung",[435,1350,1351],{},"Zeugnisse",[435,1353,1354],{},"Ausweise",[435,1356,1357],{},"Testament und Vollmachten",[435,1359,1360],{},"Notarielle Verträge",[435,1362,1363],{},"Versicherungsscheine von Lebensversicherungen",[435,1365,1366],{},"Kfz-Brief",[435,1368,1369],{},"Schuldscheine und Bürgschaften",[10,1371,1372],{},"Diese Dokumente werden trotzdem gescannt, damit du sie am Handy hast. Das Original kommt in eine Mappe, die im Ernstfall greifbar ist.",[10,1374,1375,1378,1379,1383,1384,1388],{},[21,1376,1377],{},"Stapel „scannen, dann weg“."," Alles andere. Das Original kann weg, sobald der Scan geprüft ist, mit zwei Ausnahmen: Rechnungen mit laufender Gewährleistung, die in der Regel zwei Jahre ab Ablieferung läuft, und Handwerkerrechnungen, die du als Privatperson zwei Jahre aufbewahren musst. Beide Fälle sind in den Ratgebern zu ",[379,1380,1382],{"href":1381},"\u002Fratgeber\u002Fkaufbelege-garantie-gewaehrleistung\u002F","Kaufbelegen und Gewährleistung"," und zu ",[379,1385,1387],{"href":1386},"\u002Fratgeber\u002Fhandwerkerrechnungen-aufbewahren-steuerbonus\u002F","Handwerkerrechnungen"," beschrieben.",[430,1390,1392,1398,1404,1410],{"className":1391},[433],[435,1393,1395,1397],{"className":1394},[438],[440,1396],{"disabled":442,"type":443}," Drei Stapel bilden, am Tisch, mit dem Schredder daneben.",[435,1399,1401,1403],{"className":1400},[438],[440,1402],{"disabled":442,"type":443}," Die Originale-Liste abgleichen: Was nicht darauf steht, ist ein Kandidat für „scannen, dann weg“.",[435,1405,1407,1409],{"className":1406},[438],[440,1408],{"disabled":442,"type":443}," Heftklammern entfernen, Knicke glätten. Das dauert länger als das Scannen.",[435,1411,1413,1415],{"className":1412},[438],[440,1414],{"disabled":442,"type":443}," Den Stapel „weg“ sofort vernichten, nicht in eine vierte Kiste legen.",[14,1417,1419],{"id":1418},"schritt-3-scannen-laufend-zehn-minuten-pro-woche","Schritt 3: Scannen (laufend zehn Minuten pro Woche)",[10,1421,1422,1423,1427,1428,1432],{},"Für die laufende Post reicht das Smartphone: Brief öffnen, fotografieren, PDF in den Eingang. Wie das gerade, lesbar und ohne Cloud-Umweg klappt, steht im Ratgeber ",[379,1424,1426],{"href":1425},"\u002Fratgeber\u002Fdokumente-scannen-smartphone\u002F","Dokumente scannen mit dem Smartphone",". Für den Altbestand aus Schritt 2 lohnt sich ein Einzugsscanner mit Duplex, gekauft, gebraucht oder für ein Wochenende geliehen. Welche Gerätekategorie zu welcher Menge passt, steht im Ratgeber ",[379,1429,1431],{"href":1430},"\u002Fratgeber\u002Fscanner-fuer-zuhause\u002F","Scanner für zuhause",", bewusst ohne Modellempfehlungen, die nach einem Jahr veraltet wären.",[10,1434,1435],{},"Drei Einstellungen, die für beides gelten: 300 dpi, Graustufen für Text, ein mehrseitiges PDF pro Dokument statt einem Bild pro Seite.",[430,1437,1439,1445,1451,1457],{"className":1438},[433],[435,1440,1442,1444],{"className":1441},[438],[440,1443],{"disabled":442,"type":443}," Handy-Scan-App einrichten und einmal einen Brief bis in den Eingang durchspielen.",[435,1446,1448,1450],{"className":1447},[438],[440,1449],{"disabled":442,"type":443}," Altbestand stapelweise scannen, in den Eingang, mit Leerseiten-Erkennung.",[435,1452,1454,1456],{"className":1453},[438],[440,1455],{"disabled":442,"type":443}," Stichprobe: jede zehnte Datei öffnen, Seitenzahl und Lesbarkeit prüfen.",[435,1458,1460,1462],{"className":1459},[438],[440,1461],{"disabled":442,"type":443}," Erst dann die Originale aus dem Stapel „scannen, dann weg“ vernichten.",[14,1464,1466],{"id":1465},"schritt-4-die-ablage-eine-stunde","Schritt 4: Die Ablage (eine Stunde)",[10,1468,1469,1470,1473,1474,1476,1477,418],{},"Die Ablage ist der Ort, an dem Dokumente nach dem Eingang landen, und die Regel, nach der sie heißen. Wenn du in Ordnern arbeitest, brauchst du eine flache Struktur mit zehn Ordnern und ein Muster für Dateinamen wie ",[768,1471,1472],{},"2026-09-02 Stadtwerke Jahresabrechnung.pdf",". Beides steht fertig im Ratgeber zur ",[379,1475,994],{"href":993},". Wenn du ein System mit Texterkennung nutzt, übernimmt es das Benennen und Finden, und die Ordnerstruktur schrumpft auf das, was du wirklich brauchst. Welche der vier Möglichkeiten zu deinem Haushalt passt, klärt der Ratgeber zu ",[379,1478,417],{"href":416},[10,1480,1481],{},"Bei Tags gilt eine Regel, egal welches System: Wenige, und nur solche, nach denen du tatsächlich suchst. „Versicherung“, „Miete“, „Steuer 2026“ ja, „wichtig“ nein. Bei Documentr vergibt die KI-Analyse Tags automatisch, dann pflegst du nur nach, was sie nicht wissen konnte.",[430,1483,1485,1491,1497,1503],{"className":1484},[433],[435,1486,1488,1490],{"className":1487},[438],[440,1489],{"disabled":442,"type":443}," Entscheiden: Ordner im Speicher oder ein System mit Texterkennung.",[435,1492,1494,1496],{"className":1493},[438],[440,1495],{"disabled":442,"type":443}," Bei Ordnern: die zehn Ordner anlegen und die Namensregel als Textdatei in den Eingang legen.",[435,1498,1500,1502],{"className":1499},[438],[440,1501],{"disabled":442,"type":443}," Fünf Dokumente aus dem Eingang probeweise einsortieren und wiederfinden, mit der Suche, nicht durch Klicken.",[435,1504,1506,1508],{"className":1505},[438],[440,1507],{"disabled":442,"type":443}," Prüfen, ob du alles jederzeit als PDF exportieren kannst. Wenn nicht, ist es die falsche Ablage.",[14,1510,1512],{"id":1511},"schritt-5-die-wochenroutine-fünfzehn-minuten","Schritt 5: Die Wochenroutine (fünfzehn Minuten)",[10,1514,1515],{},"Der Umstieg ist nicht fertig, wenn die Kisten leer sind, sondern wenn die Routine läuft. Fünfzehn Minuten pro Woche, fester Termin, zum Beispiel Sonntagabend. Was in der Woche ankommt und was du damit tust:",[42,1517,1518,1531],{},[45,1519,1520],{},[48,1521,1522,1525,1528],{},[51,1523,1524],{},"Was ankommt",[51,1526,1527],{},"Was du tust",[51,1529,1530],{},"Wann",[63,1532,1533,1544,1555,1566,1577,1587],{},[48,1534,1535,1538,1541],{},[68,1536,1537],{},"Brief mit Frist (Amt, Versicherung, Vermieter)",[68,1539,1540],{},"Scannen, Frist in den Kalender mit Erinnerung eine Woche vorher, Original bleibt im Korb bis erledigt",[68,1542,1543],{},"Am Tag des Eingangs",[48,1545,1546,1549,1552],{},[68,1547,1548],{},"Rechnung nur im Portal (Strom, Telefon, Streaming, Versandhandel)",[68,1550,1551],{},"PDF herunterladen, in den Eingang",[68,1553,1554],{},"Einmal im Monat, alle Portale nacheinander",[48,1556,1557,1560,1563],{},[68,1558,1559],{},"Kontoauszug",[68,1561,1562],{},"PDF aus dem Online-Banking in den Eingang",[68,1564,1565],{},"Einmal im Quartal",[48,1567,1568,1571,1574],{},[68,1569,1570],{},"Kassenbon mit Garantie",[68,1572,1573],{},"Fotografieren, Original zum Gerät oder in eine Mappe",[68,1575,1576],{},"Sofort, Thermopapier verblasst",[48,1578,1579,1582,1585],{},[68,1580,1581],{},"Arztbrief, Befund",[68,1583,1584],{},"Scannen, Original behalten, wenn es ein Befund ist",[68,1586,1543],{},[48,1588,1589,1592,1594],{},[68,1590,1591],{},"Werbung, Kontoauszug-Duplikate, Kataloge",[68,1593,796],{},[68,1595,1596],{},"Sofort, ohne Korb",[10,1598,1599],{},"Drei Situationen zeigen, warum die Spalte „Wann“ nicht verhandelbar ist.",[10,1601,1602,1605],{},[21,1603,1604],{},"Der Behördenbrief mit Frist."," Der Bescheid nennt eine Frist, und sie läuft ab Zugang, nicht ab dem Tag, an dem du den Umschlag öffnest. Wenn der Brief eine Woche auf der Kommode liegt, ist ein Drittel der Frist weg, bevor du weißt, dass es sie gibt. Deshalb steht auf dem Zettel am Korb „Frist prüfen“ an zweiter Stelle, direkt nach dem Öffnen. Die Frist gehört in einen Kalender, den du täglich siehst, nicht auf den Brief.",[10,1607,1608,1611],{},[21,1609,1610],{},"Die Rechnung, die nach der Kündigung verschwindet."," Stromanbieter, Mobilfunk, Streaming und viele Versandhändler stellen Rechnungen nur noch im Kundenportal bereit. Solange der Vertrag läuft, liegen sie dort. Nach der Kündigung wird der Zugang in vielen Fällen gesperrt, und die Rechnungen der letzten Jahre sind weg, gerade dann, wenn eine Schlussabrechnung strittig ist oder das Finanzamt nachfragt. Der monatliche Portal-Termin löst das, und vor jeder Kündigung kommt ein zusätzlicher: alles herunterladen, dann kündigen. Wenn dein Ablagesystem einen E-Mail-Import hat, leitest du Rechnungsmails direkt dorthin weiter und sparst dir den Portal-Termin für alle Anbieter, die per Mail verschicken.",[10,1613,1614,1617],{},[21,1615,1616],{},"Das Bankarchiv, das kürzer ist als du denkst."," Viele Banken halten Kontoauszüge und Dokumente im Online-Postfach nur für einen begrenzten Zeitraum vor, danach sind sie nur noch gegen Gebühr oder gar nicht mehr zu bekommen. Wie lang der Zeitraum ist, steht in den Bedingungen deiner Bank. Der Quartalstermin sorgt dafür, dass du ihn nie wissen musst.",[430,1619,1621,1627,1633,1639,1645],{"className":1620},[433],[435,1622,1624,1626],{"className":1623},[438],[440,1625],{"disabled":442,"type":443}," Festen Wochentermin eintragen, fünfzehn Minuten, mit Erinnerung.",[435,1628,1630,1632],{"className":1629},[438],[440,1631],{"disabled":442,"type":443}," Liste aller Portale mit Login anlegen, für den Monatstermin.",[435,1634,1636,1638],{"className":1635},[438],[440,1637],{"disabled":442,"type":443}," Bei jeder Kündigung: erst alle Rechnungen herunterladen, dann kündigen.",[435,1640,1642,1644],{"className":1641},[438],[440,1643],{"disabled":442,"type":443}," Fristen ausschließlich im Kalender führen, mit Vorlauf.",[435,1646,1648,1650],{"className":1647},[438],[440,1649],{"disabled":442,"type":443}," Am Ende jedes Termins: Korb leer, Eingang leer.",[420,1652],{"description":1653,"label":1010,"title":1654,"to":1012},"Documentr erkennt beim Hochladen Titel, Zusammenfassung, Absender und Datum, vergibt Tags automatisch und zeigt erkannte Fristen im Dashboard, überfällige rot. Free mit 3 Dokumenten zum Ausprobieren, in Plus leitest du Rechnungs-PDFs per E-Mail-Import direkt ins Archiv weiter.","Der Eingang, der sich selbst benennt",[14,1656,1658],{"id":1657},"die-komplette-checkliste-zum-abhaken","Die komplette Checkliste zum Abhaken",[430,1660,1662,1668,1674,1680,1686,1692,1698,1704,1710,1716,1722,1728,1734,1740,1746],{"className":1661},[433],[435,1663,1665,1667],{"className":1664},[438],[440,1666],{"disabled":442,"type":443}," Korb am Ort des Postöffnens, digitaler Ordner „Eingang“, Regel am Korb",[435,1669,1671,1673],{"className":1670},[438],[440,1672],{"disabled":442,"type":443}," Altbestand am Tisch in drei Stapel sortiert",[435,1675,1677,1679],{"className":1676},[438],[440,1678],{"disabled":442,"type":443}," Originale-Liste abgeglichen, Mappe für die Originale angelegt",[435,1681,1683,1685],{"className":1682},[438],[440,1684],{"disabled":442,"type":443}," Stapel „weg“ vernichtet, nicht gelagert",[435,1687,1689,1691],{"className":1688},[438],[440,1690],{"disabled":442,"type":443}," Handy-Scan bis in den Eingang einmal durchgespielt",[435,1693,1695,1697],{"className":1694},[438],[440,1696],{"disabled":442,"type":443}," Altbestand gescannt, 300 dpi, Graustufen, mehrseitige PDFs",[435,1699,1701,1703],{"className":1700},[438],[440,1702],{"disabled":442,"type":443}," Stichprobe jede zehnte Datei, erst dann Originale vernichtet",[435,1705,1707,1709],{"className":1706},[438],[440,1708],{"disabled":442,"type":443}," Ablage entschieden: Ordner oder System mit Texterkennung",[435,1711,1713,1715],{"className":1712},[438],[440,1714],{"disabled":442,"type":443}," Namensregel festgelegt oder dem System überlassen",[435,1717,1719,1721],{"className":1718},[438],[440,1720],{"disabled":442,"type":443}," Export als PDF getestet",[435,1723,1725,1727],{"className":1724},[438],[440,1726],{"disabled":442,"type":443}," Wöchentlicher Termin, fünfzehn Minuten",[435,1729,1731,1733],{"className":1730},[438],[440,1732],{"disabled":442,"type":443}," Monatlicher Portal-Termin mit Login-Liste",[435,1735,1737,1739],{"className":1736},[438],[440,1738],{"disabled":442,"type":443}," Quartalstermin für Kontoauszüge",[435,1741,1743,1745],{"className":1742},[438],[440,1744],{"disabled":442,"type":443}," Fristen nur im Kalender, mit Vorlauf",[435,1747,1749,1751],{"className":1748},[438],[440,1750],{"disabled":442,"type":443}," Gewährleistungsrechnungen und Handwerkerrechnungen im Original, bis die Frist abgelaufen ist",[14,1753,496],{"id":495},[430,1755,1756,1762,1768,1774,1780],{},[435,1757,1758,1761],{},[21,1759,1760],{},"Mit dem Scanner-Kauf anfangen."," Das Gerät kommt am Montag, die Ablage gibt es nicht, und drei Wochen später liegen vierhundert unbenannte PDFs neben den drei Kisten Papier.",[435,1763,1764,1767],{},[21,1765,1766],{},"Den Altbestand komplett scannen."," Zwei Drittel davon dürften direkt in den Schredder. Wer alles scannt, verbringt das Wochenende mit Werbung von 2019.",[435,1769,1770,1773],{},[21,1771,1772],{},"Originale vernichten, bevor der Scan geprüft ist."," Die Rückseite war leer, weil Duplex aus war, und der Vertrag ist weg. Stichprobe zuerst, Schredder danach.",[435,1775,1776,1779],{},[21,1777,1778],{},"Portale als Archiv betrachten."," „Die Rechnung ist ja online.“ Bis zur Kündigung. Herunterladen, monatlich, ohne Ausnahme.",[435,1781,1782,1785],{},[21,1783,1784],{},"Fristen im Kopf oder auf dem Brief führen."," Der Brief liegt im Korb, der Kopf ist voll, der Kalender leer. Die Frist gehört in den Kalender, mit Erinnerung eine Woche vorher.",[14,1787,532],{"id":531},[10,1789,1790],{},"Stand: September 2026. Die Angaben ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.",[430,1792,1793,1801],{},[435,1794,1795,1800],{},[379,1796,1799],{"href":1797,"rel":1798},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Fbgb\u002F__438.html",[544],"§ 438 BGB, Verjährung der Mängelansprüche",": in der Regel zwei Jahre ab Ablieferung",[435,1802,1803,1808],{},[379,1804,1807],{"href":1805,"rel":1806},"https:\u002F\u002Fwww.gesetze-im-internet.de\u002Fustg_1980\u002F__14b.html",[544],"§ 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen",": zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch für Privatpersonen",{"title":695,"searchDepth":696,"depth":696,"links":1810},[1811,1812,1813,1814,1815,1816,1817,1818,1819],{"id":1206,"depth":696,"text":1207},{"id":1289,"depth":696,"text":1290},{"id":1323,"depth":696,"text":1324},{"id":1418,"depth":696,"text":1419},{"id":1465,"depth":696,"text":1466},{"id":1511,"depth":696,"text":1512},{"id":1657,"depth":696,"text":1658},{"id":495,"depth":696,"text":496},{"id":531,"depth":696,"text":532},"Fünf Schritte mit Zeitangabe, welche Originale bleiben, wie die Wochenroutine für Post, Fristen und Portalrechnungen läuft und woran der Umstieg scheitert.",[1822,1825,1828,1831],{"question":1823,"answer":1824},"Wie lange dauert der Umstieg auf ein papierloses Büro zuhause?","Der Eingang ist an einem Abend eingerichtet, die Ablage in einer Stunde. Der Altbestand hängt von der Menge ab, mit einem Einzugsscanner schaffst du zwei bis drei Umzugskisten an einem Wochenende, mit dem Handy brauchst du dafür Wochen. Danach kostet das System etwa fünfzehn Minuten pro Woche, und diese Viertelstunde entscheidet, ob es hält.",{"question":1826,"answer":1827},"Welche Dokumente muss ich im Original behalten?","Urkunden zu Geburt, Heirat und Scheidung, Zeugnisse, Ausweise, Testament und Vollmachten, notarielle Verträge, Versicherungsscheine von Lebensversicherungen, den Kfz-Brief sowie Schuldscheine und Bürgschaften. Alles andere kann weg, sobald der Scan geprüft ist, außer Rechnungen mit laufender Gewährleistung und Handwerkerrechnungen innerhalb der zweijährigen Aufbewahrungsfrist.",{"question":1829,"answer":1830},"Was mache ich mit Rechnungen, die nur im Kundenportal liegen?","Herunterladen, sobald sie da sind, und wie Post behandeln. Portale sind kein Archiv. Nach einer Kündigung erlischt meist der Zugang, und mit ihm verschwinden die Rechnungen der letzten Jahre. Ein fester Termin einmal im Monat, an dem du alle Portale abklapperst, reicht.",{"question":1832,"answer":1833},"Brauche ich für den Umstieg einen Scanner?","Für die laufende Post reicht das Smartphone, das schafft fünf Briefe pro Woche in zehn Minuten. Ein Einzugsscanner lohnt sich nur für den Altbestand, wenn mehrere Kisten aufzuarbeiten sind. Viele leihen sich dafür eines für ein Wochenende, statt eines zu kaufen, das danach im Schrank steht.",[1835,1837],{"label":1836,"url":1797},"§ 438 BGB",{"label":1838,"url":1805},"§ 14b UStG",{},"\u002Fratgeber\u002Fpapierloses-buero-checkliste",[1181,1180,730,1842],"aufbewahrungsfristen-private-dokumente",{"title":1844,"description":1820},"Papierloses Büro: Checkliste zum Umstieg","ratgeber\u002Fpapierloses-buero-checkliste",[1847,1848,1189],"Papierloses Büro","Checkliste","kM8X9m1KBn5wYVMftTtp_9DLwmkNRObdmNrZSOCrlQk",{"id":1851,"title":1852,"body":1853,"date":740,"description":2191,"extension":711,"faq":2192,"image":725,"legalSources":2205,"meta":2206,"navigation":442,"path":2207,"related":2208,"seo":2210,"stem":2212,"tags":2213,"updatedAt":725,"__hash__":2215},"ratgeber\u002Fratgeber\u002Fpapierloses-zuhause-app-software.md","Papierloses Zuhause: welche App oder Software wirklich reicht",{"type":7,"value":1854,"toc":2182},[1855,1858,1862,1868,1874,1883,1889,1893,2049,2052,2056,2059,2079,2086,2090,2093,2113,2116,2120,2124,2127,2135,2137,2169,2173],[10,1856,1857],{},"Wer „papierloses Büro Software“ sucht, bekommt Listen mit zwanzig Programmen, die alle irgendwie Dokumente verwalten. Die Listen helfen nicht, weil die eigentliche Entscheidung nicht zwischen Programmen fällt, sondern zwischen vier grundsätzlich verschiedenen Wegen. Welcher davon passt, hängt davon ab, wie viel Zeit du investieren willst, wie viel Technik du dir zutraust und ob du Dokumente nur ablegen oder später auch wiederfinden willst.",[14,1859,1861],{"id":1860},"vier-wege-vier-haushalte","Vier Wege, vier Haushalte",[10,1863,1864,1867],{},[21,1865,1866],{},"Der Cloud-Ordner."," Ein Ordner „Dokumente“ im Speicher deines Betriebssystems oder bei einem Cloud-Anbieter, mit zehn Unterordnern und einer sauberen Regel für Dateinamen. Kostet in der Regel nichts, bis der Speicher voll ist. Er passt zu einem kleinen Haushalt mit wenig Post, wo die Ablage am Handy in zehn Minuten pro Woche erledigt ist. Er scheitert an der Suche: Ohne Texterkennung findest du nur, was im Dateinamen steht, und Dateinamen sind nach zwei Jahren so verlässlich wie Vorsätze.",[10,1869,1870,1873],{},[21,1871,1872],{},"Die Notiz-App."," Eine App, in die du Fotos und PDFs wirfst, die Texterkennung mitbringt und alles durchsuchbar macht. Bequem für den Anfang, mit einem Problem: Dokumente sind dort Notizen, nicht Dokumente. Keine Fristen, keine Struktur nach Absender und Datum, und beim Export bekommst du oft ein Format, das nur die App selbst lesen kann. Sie passt zu Menschen, die ohnehin alles in ihrer Notiz-App haben und keine hundert Dokumente pro Jahr bekommen.",[10,1875,1876,1879,1880,418],{},[21,1877,1878],{},"Das selbst gehostete System."," Paperless-ngx, Docspell oder Papermerge auf einem eigenen kleinen Server oder NAS. Die Software ist Open Source und kostenlos, das Ergebnis ist ein vollwertiges Dokumentenmanagement mit Texterkennung, Tags, Korrespondenten und Volltextsuche. Dafür bist du Administrator: Docker, Updates, Backups, Erreichbarkeit vom Handy aus. Das ist ein Wochenende zum Einrichten und danach ein paar Stunden im Jahr, wenn nichts schiefgeht. Es passt zu Haushalten mit jemandem, der das gern macht. Den ehrlichen Vergleich der drei Systeme findest du im Ratgeber ",[379,1881,734],{"href":1882},"\u002Fratgeber\u002Fpaperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge\u002F",[10,1884,1885,1888],{},[21,1886,1887],{},"Der KI-Dienst im Browser."," Hochladen, fertig. Der Dienst erkennt Text, Absender, Datum und Thema, vergibt Tags, findet Fristen und beantwortet Fragen über alle Dokumente hinweg. Keine Einrichtung, keine Pflege, dafür ein Abo und die Frage, ob du dem Anbieter deine Dokumente anvertraust. Er passt zu Familien und Berufstätigen, die weder Administrator sein noch Dateinamen pflegen wollen.",[14,1890,1892],{"id":1891},"der-vergleich-ohne-verkaufsprosa","Der Vergleich, ohne Verkaufsprosa",[42,1894,1895,1913],{},[45,1896,1897],{},[48,1898,1899,1901,1904,1907,1910],{},[51,1900],{},[51,1902,1903],{},"Cloud-Ordner",[51,1905,1906],{},"Notiz-App",[51,1908,1909],{},"Selbst gehostet",[51,1911,1912],{},"KI-Dienst",[63,1914,1915,1930,1947,1962,1976,1990,2004,2018,2033],{},[48,1916,1917,1920,1923,1925,1928],{},[68,1918,1919],{},"Einrichtung",[68,1921,1922],{},"Minuten",[68,1924,1922],{},[68,1926,1927],{},"Ein Wochenende",[68,1929,1922],{},[48,1931,1932,1935,1938,1941,1944],{},[68,1933,1934],{},"Laufende Arbeit",[68,1936,1937],{},"Benennen, einsortieren",[68,1939,1940],{},"Ablegen",[68,1942,1943],{},"Administrieren, plus Ablage",[68,1945,1946],{},"Hochladen",[48,1948,1949,1952,1955,1958,1960],{},[68,1950,1951],{},"Suche im Inhalt",[68,1953,1954],{},"Nein",[68,1956,1957],{},"Ja",[68,1959,1957],{},[68,1961,1957],{},[48,1963,1964,1967,1969,1971,1974],{},[68,1965,1966],{},"Automatische Verschlagwortung",[68,1968,1954],{},[68,1970,1954],{},[68,1972,1973],{},"Teilweise, nach Anlernen",[68,1975,1957],{},[48,1977,1978,1981,1983,1985,1987],{},[68,1979,1980],{},"Fristen erkennen",[68,1982,1954],{},[68,1984,1954],{},[68,1986,1954],{},[68,1988,1989],{},"Ja, bei manchen",[48,1991,1992,1995,1997,1999,2002],{},[68,1993,1994],{},"Vom Handy erreichbar",[68,1996,1957],{},[68,1998,1957],{},[68,2000,2001],{},"Nur mit eigener Einrichtung",[68,2003,1957],{},[48,2005,2006,2008,2011,2013,2016],{},[68,2007,291],{},[68,2009,2010],{},"Der Anbieter",[68,2012,2010],{},[68,2014,2015],{},"Du",[68,2017,2010],{},[48,2019,2020,2023,2025,2028,2030],{},[68,2021,2022],{},"Export als PDF",[68,2024,1957],{},[68,2026,2027],{},"Meist nur eigenes Format",[68,2029,1957],{},[68,2031,2032],{},"Sollte Pflicht sein",[48,2034,2035,2037,2040,2043,2046],{},[68,2036,802],{},[68,2038,2039],{},"Meist keine bis Speichergrenze",[68,2041,2042],{},"Kostenlos bis Abo",[68,2044,2045],{},"Hardware, Strom, Zeit",[68,2047,2048],{},"Abo",[10,2050,2051],{},"Die Zeile „Laufende Arbeit“ ist die wichtigste. Beim Cloud-Ordner ist die Arbeit gering, aber sie hört nie auf, weil du jede Datei selbst benennst. Beim selbst gehosteten System verlagert sie sich von der Ablage zur Administration. Beim KI-Dienst wird sie klein, und du bezahlst dafür.",[14,2053,2055],{"id":2054},"was-kostenlos-wirklich-heißt","Was „kostenlos“ wirklich heißt",[10,2057,2058],{},"Es gibt drei Arten von kostenlos, und sie sind nicht gleich:",[430,2060,2061,2067,2073],{},[435,2062,2063,2066],{},[21,2064,2065],{},"Kostenlos, weil du es schon hast."," Der Cloud-Speicher des Betriebssystems. Echt kostenlos, solange die Menge klein bleibt.",[435,2068,2069,2072],{},[21,2070,2071],{},"Kostenlos, weil Open Source."," Paperless-ngx und Co. Die Software kostet nichts, das Betreiben schon: ein Gerät, das durchläuft, Strom, Zeit für Updates, und ein Backup, das du selbst testen musst. Wer das ehrlich rechnet, landet bei einem Aufwand, der einem kleinen Abo entspricht, nur in Stunden statt Euro.",[435,2074,2075,2078],{},[21,2076,2077],{},"Kostenlos als Einstiegsstufe."," Die Gratisvariante eines Dienstes, mit Grenzen beim Volumen. Sie ist zum Ausprobieren gedacht. Wer sie dauerhaft nutzen will, sollte die Grenzen kennen, bevor der Umzug der Dokumente beginnt.",[10,2080,2081,2082,418],{},"Bei Documentr sieht die Einstiegsstufe so aus: Free umfasst 3 Dokumente pro Konto, jedes Dokument wird analysiert, zum Ausprobieren gedacht. Ein gelöschtes Dokument gibt keinen Platz frei. Der Bibliotheks-Assistent über alle Dokumente hinweg ist auch in Free dabei, dort im Rahmen der 10 Nachrichten pro Monat. Plus kostet 6,99 Euro im Monat oder 69 Euro im Jahr und enthält 50 Dokumente pro Monat, 5 GB Speicher, den Assistenten im gemeinsamen KI-Budget und den E-Mail-Import. Für einen Haushalt mit laufender Post reicht das in der Regel deutlich. Die genauen Konditionen stehen auf der ",[379,2083,2085],{"href":2084},"\u002Fpreise\u002F","Preisseite",[14,2087,2089],{"id":2088},"woran-du-die-richtige-wahl-erkennst","Woran du die richtige Wahl erkennst",[10,2091,2092],{},"Beantworte drei Fragen, dann ist die Kategorie klar:",[897,2094,2095,2101,2107],{},[435,2096,2097,2100],{},[21,2098,2099],{},"Wie viel Papier kommt pro Monat?"," Unter zehn Dokumente: Cloud-Ordner oder Notiz-App reichen. Darüber wird das Benennen zum Job.",[435,2102,2103,2106],{},[21,2104,2105],{},"Suchst du oder legst du nur ab?"," Wer regelmäßig „Wann läuft der Handyvertrag?“ oder „Was hat die Krone gekostet?“ beantworten muss, braucht Texterkennung und am besten Verschlagwortung. Wer nur für den Notfall archiviert, kommt mit Ordnern aus.",[435,2108,2109,2112],{},[21,2110,2111],{},"Willst du ein System betreiben?"," Wenn die Antwort ein ehrliches Nein ist, fällt selbst gehostet weg, so gut die Software ist.",[10,2114,2115],{},"Unabhängig von der Kategorie gibt es Anforderungen, die jede Lösung erfüllen muss, sonst kommt sie nicht in Frage: Export aller Dokumente als PDF jederzeit möglich, Serverstandort und Auftragsverarbeiter in der Datenschutzerklärung benannt, Verschlüsselung der gespeicherten Dateien, und ein Weg, wie Angehörige im Ernstfall an die Dokumente kommen.",[420,2117],{"description":2118,"label":1010,"title":2119,"to":1012},"Documentr analysiert jedes hochgeladene Dokument, erkennt Fristen und beantwortet Fragen über deine ganze Ablage. Free mit 3 Dokumenten zum Testen, Plus für 6,99 Euro im Monat oder 69 Euro im Jahr. Export als PDF jederzeit.","Der vierte Weg, zum Ausprobieren kostenlos",[14,2121,2123],{"id":2122},"der-umstieg-zwischen-den-wegen","Der Umstieg zwischen den Wegen",[10,2125,2126],{},"Die Entscheidung ist nicht endgültig, wenn du eine Regel einhältst: Dokumente bleiben PDFs. Ein Cloud-Ordner voller PDFs lässt sich in jedes System hochladen. Ein selbst gehostetes System exportiert PDFs, die du in einen Dienst laden kannst, und umgekehrt. Nur die Notiz-App mit eigenem Format ist eine Einbahnstraße, deshalb steht sie in der Tabelle mit dem Vermerk beim Export.",[10,2128,2129,2130,2132,2133,418],{},"Was beim Wechsel verloren geht, sind Struktur und Metadaten: Ordner, Tags, Korrespondenten. Bei einem System mit automatischer Erkennung ist das verschmerzbar, weil es die Metadaten beim Hochladen neu erzeugt. Bei einem Cloud-Ordner musst du die Struktur neu anlegen. Die Vorlage dafür steht im Ratgeber zur ",[379,2131,994],{"href":993},", der komplette Ablauf in der ",[379,2134,999],{"href":998},[14,2136,496],{"id":495},[430,2138,2139,2145,2151,2157,2163],{},[435,2140,2141,2144],{},[21,2142,2143],{},"Nach Funktionen entscheiden statt nach Arbeit."," Die Liste der Features ist bei allen lang. Entscheidend ist, was du jede Woche selbst tun musst.",[435,2146,2147,2150],{},[21,2148,2149],{},"Ein Windows-Programm mit lokaler Datenbank."," Du kommst vom Handy nicht dran, das Backup ist deine Sache, und wenn der Hersteller aufgibt, sind die Daten in einem Format gefangen.",[435,2152,2153,2156],{},[21,2154,2155],{},"Selbst hosten, weil es kostenlos ist."," Es ist kostenlos wie ein Garten: Die Pflanzen kosten nichts, das Gießen schon.",[435,2158,2159,2162],{},[21,2160,2161],{},"Bei der Gratisstufe bleiben, bis sie voll ist,"," und dann den Umzug aufschieben. Entscheide vorher, ob die Grenzen für dich passen.",[435,2164,2165,2168],{},[21,2166,2167],{},"Ohne Exportprobe starten."," Lade fünf Dokumente hoch, exportiere sie wieder, prüfe, ob du echte PDFs bekommst. Erst dann den Rest.",[14,2170,2172],{"id":2171},"stand","Stand",[10,2174,2175,2176,2178,2179,2181],{},"Stand: September 2026. Preise und Konditionen zu Documentr geben den Stand von September 2026 wieder, maßgeblich ist die ",[379,2177,2085],{"href":2084},". Die Angaben zu Paperless-ngx, Docspell und Papermerge sind im Ratgeber ",[379,2180,734],{"href":1882}," mit Quellen und Versionsständen belegt.",{"title":695,"searchDepth":696,"depth":696,"links":2183},[2184,2185,2186,2187,2188,2189,2190],{"id":1860,"depth":696,"text":1861},{"id":1891,"depth":696,"text":1892},{"id":2054,"depth":696,"text":2055},{"id":2088,"depth":696,"text":2089},{"id":2122,"depth":696,"text":2123},{"id":495,"depth":696,"text":496},{"id":2171,"depth":696,"text":2172},"Cloud-Ordner, Notiz-App, eigenes DMS oder KI-Dienst: welcher Weg zu deinem Haushalt passt, was kostenlos wirklich heißt und ab wann sich ein Abo rechnet.",[2193,2196,2199,2202],{"question":2194,"answer":2195},"Gibt es eine kostenlose Software fürs papierlose Büro zuhause?","Ja, in zwei Formen. Cloud-Ordner wie der bei deinem Betriebssystem mitgelieferte Speicher kosten bis zu einer gewissen Größe nichts und reichen für einen kleinen Haushalt. Selbst gehostete Systeme wie Paperless-ngx sind Open Source, kosten aber Hardware, Einrichtung und laufende Pflege. Kostenlos heißt in beiden Fällen: du machst die Arbeit selbst.",{"question":2197,"answer":2198},"Brauche ich unter Windows ein eigenes Programm?","Nein. Alle vier Wege funktionieren auf Windows, macOS, Linux und am Handy, weil sie entweder auf dem Dateisystem, im Browser oder auf einem eigenen Server laufen. Ein klassisches Windows-Programm, das Dokumente in einer lokalen Datenbank speichert, ist heute die schlechteste Wahl, weil du vom Handy aus nicht drankommst.",{"question":2200,"answer":2201},"Ist ein Cloud-Dienst für private Dokumente sicher genug?","Das hängt vom Anbieter ab, nicht von der Kategorie. Achte auf Serverstandort, Verschlüsselung der gespeicherten Dateien, eine Datenschutzerklärung, die Auftragsverarbeiter namentlich nennt, und darauf, dass du deine Dokumente jederzeit als PDF exportieren kannst. Wer das nicht bietet, kommt nicht in Frage, egal wie gut die App aussieht.",{"question":2203,"answer":2204},"Ab wann lohnt sich ein Abo gegenüber dem Cloud-Ordner?","Sobald du regelmäßig etwas suchst, statt nur abzulegen. Ein Cloud-Ordner findet Dateinamen. Ein System mit Texterkennung und automatischer Verschlagwortung findet die Zahnarztrechnung, obwohl sie „Scan_0042.pdf“ heißt. Wenn dir das mehr als eine Stunde im Monat spart, hat sich ein Abo im einstelligen Eurobereich bezahlt.",[],{},"\u002Fratgeber\u002Fpapierloses-zuhause-app-software",[731,2209,1181],"paperless-ngx-vs-docspell-vs-papermerge",{"title":2211,"description":2191},"Papierloses Zuhause: App oder Software?","ratgeber\u002Fpapierloses-zuhause-app-software",[2214,1847,739],"Software","BmBngA_4EmF6CubyuBkUnNmrzIsDMNdQth_cddLfmdc",{"enabled":2217,"available":2217,"reason":2218,"limit":2219},false,"closed",100]